Cómo hacer juntas virtuales en donde sí participen

En estos días es complicado lograr que las personas pongan atención, pero puede ser especialmente difícil cuando no están en la misma sala, no referimos a las juntas virtuales.

Razones para hacer una junta

Hay cuatro razones principales para tener una junta virtual: para influir en otros, para tomar decisiones, para resolver problemas o para fortalecer relaciones. La precondición para que una reunión sea efectiva es el involucramiento voluntario.

Para lograrlo te dejamos cinco reglas que llevan a reuniones con resultados predeciblemente mejores. Esto es lo que funciona:

Las 5 reglas

La regla de los 60 segundos: Nunca involucres a un grupo en la solución de un problema hasta que hayan sentido ese problema. Haz algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo. Podrías compartir estadísticas sorprendentes o provocativas, al igual que anécdotas o analogías que dramaticen el problema.

La regla de la responsabilidad: Cuando las personas entran en cualquier entorno social, trabajan tácitamente para determinar su rol. La mayor amenaza al involucramiento en las juntas virtuales es la de permitir que los miembros del equipo asuman subconscientemente el rol de observador. Desde el inicio de tu presentación crea una experiencia de responsabilidad compartida. No lo hagas diciendo, “OK, quiero que esto sea una conversación, no una presentación. Necesito que todos se involucren.” Eso raramente funciona. En lugar de ello, crea una oportunidad para que ellos asuman una responsabilidad significativa. La mejor forma de hacerlo es con la siguiente regla.

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3. La regla de ‘no hay dónde esconderse’: Dales a las personas una tarea en la que puedan involucrarse activamente. Define un problema que pueda resolverse rápidamente, y después divide a las personas en grupos de dos o tres. Dales un medio para que se comuniquen entre sí (videoconferencia, un canal de Slack, una plataforma de mensajería). Si estás en una plataforma de juntas virtuales que permite dividir los grupos, úsalos ampliamente. Asígnales a sus empleados un tiempo muy limitado para que realicen una tarea breve y muy estructurada.

4. La regla del jugador más valioso: Nada desvincula a un grupo con más certeza que el asaltar a sus miembros con una diapositiva tras otra de adormecedores datos organizados en interminables viñetas. Si tu meta es el involucramiento, determina el Mínimo Viable de PowerPoint, o MVP, que necesitas y aténte a este. En otras palabras, seleccione la menor cantidad de datos necesarios para informar e involucrar al grupo. No añadas ninguna diapositiva más. Si tienes demasiadas, se sentirá esclavizado a “revisarlas todas”. Tú deberías ser capaz de plantear tus argumentos con una o dos diapositivas, y después usar las demás para lograr las tareas mencionadas en las reglas 1-3.

5. La regla de los 5 minutos: Nunca dures más de cinco minutos sin darle al grupo otro problema por resolver. Si no sostienes una continua expectativa de un involucramiento significativo, los participantes retrocederán a ese atractivo rol de observador, y tendrás que esforzarlos para traerlos de regreso. En una presentación de 15 minutos trataf de crear de 2 a 3 oportunidades de involucramiento bien definidas para quienes se unen a las juntas virtuales reunión.
Cuando los miembros del equipo están fuera de vista, sus mentes son libres para divagar. Seguir estas cinco reglas cambiará dramática e inmediatamente la productividad de cualquier reunión virtual.

Con información de Justin Hale y Joseph Grenny, entrenador y cofundador en VitalSmarts, respectivamente.

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